Новые ограничения, с которыми сегодня сталкиваются сотрудники компаний по всему миру, создают препятствия привычным способам работы и взаимодействия. Это влияние особенно ощутили малый и средний бизнес, которые всегда дорожили личным общением с партнерами.
Компаниям пришлось приспосабливаться к новой реальности: деловые поездки стали практически невозможны и многие сотрудники были вынуждены работать из дома. Удаленный режим работы стал внедряться повсеместно, а подобные трудовые отношения в России закрепили на государственном уровне. Вступивший в силу 1 января 2021 года закон впервые вводит понятие дистанционной (удаленной) работы и комбинированной удаленной работы, предусматривающей стационарную занятость на рабочем месте и дистанционную работу.
Однако помимо правовой базы требуются решения, которые позволят адаптироваться к новым режимам работы. Один из подходов к организации рабочего процесса – это комбинированные или гибридные совещания, сочетающие личное и виртуальное участие.
Время перемен
Ограничения, вызванные пандемией, коснулись не только командировок. Компании также пытаются избегать собраний большого числа сотрудников в одном помещении, поэтому проводят гибридные совещания.
Это знак перемен в бизнес-процессах. Деловые встречи теперь могут быть не привязаны к определенному месту благодаря высокоскоростному доступу в Интернет и качественной видеоконференцсвязи. Этот тренд появился ещё до 2020 года, но глобальный кризис, связанный с пандемией, ускорил процесс трансформации деловых встреч в комбинацию личных и виртуальных, и такая ситуация, скорее всего, сохранится.
При этом снижение роли личных встреч не должно стать препятствием для продуктивной совместной работы и оперативного принятия решений. Осталось понять, как извлечь максимальную пользу из сложившихся условий.
Что такое гибридное совещание?
Как следует из названия, это сочетание личного и виртуального (или по-другому, онлайн) участия. Если несколько человек находятся в переговорной комнате, а другие присоединяются из дома или другого офиса через Интернет, то это гибридное совещание.
Гибридные совещания подразумевают активное участие, интерактивность и взаимодействие. Они оказались полезными даже в самых крупных и наиболее подготовленных организациях. Видеоконференции теперь используются не только для общения людей, находящихся на расстоянии друг от друга, но и для связи нескольких переговорных комнат в одном офисе, что устраняет необходимость собираться в одном помещении.
Гибридные совещания могут стать отличным решением, особенно если компании начнут интегрировать более совершенные технологии и инструменты, позволяющие максимально использовать преимущества гибридного сотрудничества.
Почему важны гибридные встречи?
-
Они позволяют преодолеть ограничения на поездки, введенные по всему миру в связи с карантином;
-
Взаимодействие между коллегами, находящимися в разных частях света, становится не просто возможным, но и эффективным;
-
Это достойная альтернатива дистанционным совещаниям, предлагающая высокую эффективность с возможностью избежать лишних контактов и при этом помогающая сохранить командный дух;
-
Это хороший способ сэкономить, который сокращает не только затраты на поездки, но и офисные расходы, такие как электричество или сложное презентационное оборудование.
Рассмотрим, какие технологии и инструменты могут понадобиться для успешных гибридных совещаний.
Как создать действительно эффективную гибридную встречу
Одна из самых важных особенностей гибридных встреч - это акцент на видеоконференцсвязь и презентационный контент. С помощью визуальных элементов, заменяющих длинные таблицы и документы, совещания могут быть менее продолжительными и, следовательно, более эффективными.
Правильно организованная гибридная встреча намного более динамична и увлекательна, чем обычное совещание. Но всё зависит от наличия правильных инструментов, особенно высокоскоростного Интернета, проектора или панели для вывода изображения на большой экран, централизованного управления учетными записями и доступа к облаку.
Без хорошего подключения к Интернету вы не сможете проводить гибридную встречу. Зависание видео и прерывистый звук испортят встречу для всех участников. Что касается устройств визуализации, то следует присмотреться к смарт-проекторам для бизнеса. Это новый класс оборудования с доступом в Интернет и полезными мобильными приложениями, который может также служить точкой доступа для всех личных устройств – от ноутбуков до смартфонов. Централизованная система управления контентом плюс облачные хранилища (OneDrive, Google Drive или Dropbox) позволят каждому участнику легко обмениваться файлами, обновлять контент и вместе работать над поставленными задачами. Все это намного быстрее, чем электронная почта, которая имеет многочисленные ограничения на типы и размеры файлов.
Что такое смарт-проекторы и как их использовать для совещаний и ВКС, можно узнать на странице производителя таких устройств – компании BenQ.
