И возникают вопросы, как он теперь должен быть устроен.

На онлайн-конференции 19 января АВ Клуб обсудил с профессионалами рынка офисной недвижимости, дистрибьюции AV-оборудования и системной интеграции, сколько квадратных метров можно сэкономить, переоснастив офис, как не потерять инвестиции в AV-оборудование, куда лучше переезжать, как девелоперы упускают конкурентные преимущества и бывает ли бесшовное взаимодействие офиса с удалёнкой. Делимся тем, что узнали.

В 2021 году деловая активность на рынке офисной недвижимости в Москве и ряде регионов восстановилась после 2020 года. Ввод площадей в количестве 750 тыс. кв. м в одной только Москве скомпенсировал прошлогоднюю стагнацию, но не удовлетворил рекордный спрос в 1,7 млн кв. м в столице. Крупные IT-компании «Яндекс», OZON и другие игроки e-Commerce стали ключевыми драйверами спроса.

50–60% площадей были введены в рамках проектов built-to-suit, или строительство «под ключ». Спекулятивный девелопмент более чувствителен к рискам, и значительно отстал от рынка.

Арендные ставки поднялись на 8–10% из-за дефицита и роста до 50% себестоимости строительства, но не скомпенсировали рост издержек. Падение доходности инвестиций в офисный девелопмент подталкивает девелоперов к поиску новых конкурентных преимуществ.

Например, в создание более доступной и комфортной среды для работы, в том числе в гибридном удалённо-очном формате. Сегодня продуктом на офисном рынке являются не квадратные метры, а комплекс сервисов и инфраструктуры: физической и информационной. Что делать, чтобы соответствовать этим требованиям?

Оптимизировать офисные пространства

Офис теперь играет имиджевую роль, служит площадкой для презентаций, обучения, ситуативных совещаний, проектных креативных собраний, хакатонов и think tanks.

Ещё до пандемии исследования компании Logitech показывали, что в ближайшем будущем 30–70% сотрудников в каждый момент времени будут вне офиса, но в активной коммуникации между собой – через видеоконференцию. Сегодня в 89% компаний есть удалённые сотрудники. Офис всё меньше нужен как душная коробка, где стоят столы с компьютерами.

Что касается духоты, арендаторы при планировании офиса стали требовательны к состоянию инженерных систем: они поняли, что свежий воздух, управляемые температура и освещённость повышают производительность труда.

Падает интерес к офисам в центре. Сегодня арендаторам важнее хорошая освещенность помещения и его близость к месту жительства сотрудников.

Многие компании сокращают площадь на человека: это связано с гибридным форматом работы, переоснащением и оптимизацией офисного пространства. Спрос на гибкие рабочие пространства за 2021 год вырос в 3 раза и достиг 130 тыс. кв. м. Доля таких пространств на офисном рынке незначительна, но её рост продолжится, как и диверсификация. Этому способствуют такие тренды, как sharing economy (совместное пользование благами), узаконивание удалённой работы, переход части наёмных работников в статус самозанятых.

Весь бизнес не переедет в коворкинг, но есть другие формы гибких пространств, в том числе офис-как-сервис, распределённые гибридные офисы с незакреплёнными местами, большими коллаборационными зонами, бизнес-гостиными, лаунж-зонами, игровыми комнатами, и даже корпоративные распределённые коворкинги.

Компании – от IT до добывающей промышленности – проявляют интерес к «офису под ключ», в котором всё, вплоть до расставленной мебели и комплексного сервиса, включено в одну стоимость. Операторы гибких пространств активно поглощают площади, так как уверены в перспективах их спекулятивной реализации.

Внедрить smart-технологии

Эффективный офис – результат согласованных управленческих, цифровых и конструктивных решений.

К цифровым решениям относятся smart-технологии, среди которых базовая – управление затратами электроэнергии. Другие распространённые технологии связаны с Face ID: СКУД, доступ в private-зоны, поэтажный доступ, умные локеры и видеоаналитика, – и мобильными приложениями для удалённого бронирования помещений, отправки гостевых QR-пропусков, управления кондиционерами и светом, заявок на сервис, вызова лифтов, навигации по офису, поиска нужного коллеги и участков бизнес-центра, где нет толпы.

Работу «умного» офиса обеспечивает массивная инфраструктура для сбора данных: датчики движения, присутствия и CO2, тепловые карты, аналитика онлайн-активности и пр. Тренд здесь – лёгкое управление сложными функциями без технической грамотности, с мобильного устройства.

Обработка AV-трафика, особенно аудио, критически важна для гибридной онлайн-офлайн коммуникации. Как заметил Реваз Хетагури, менеджер по работе с партнерами Logitech, коммуникации – это и есть работа сотрудников. Переход на удалённый формат не должен приводить к ослаблению связи между участниками рабочего процесса.

С одной стороны, для участия в видеоконференции достаточно смартфона. Но для создания эффекта присутствия необходимо хорошо видеть изображение друг друга и иметь совместный доступ к работе с контентом, будь то редактирование документа или рисование на доске.

AV-оборудование совершенствуется, чтобы удовлетворять эти потребности. Например, камеры с автофокусом могут следить за перемещениями спикера. А камеры, снимающие маркерную доску на боковой стене, позволяют участникам конференции разглядывать чертежи на доске так, будто они находятся в комнате с доской.

Микрофонные системы с функцией звукового луча «фокусируются» на спикере и передают его голос без изменений, даже если он перемещается по комнате. Когда начинает говорить другой спикер в том же помещении, микрофон перехватывает новый источник звука, и коллеги по видеоконференции видят индикацию, кто именно из людей в комнате сейчас говорит.

Акустические системы моментально переключаются между режимами работы в одном и том же помещении. В этом помогает диаграмма направленности: не нужно физически переносить и переподключать колонки, достаточно выбрать другой предустановленный режим.

Экраны не только обеспечивают коммуникацию и совместную работе с контентом, но и адресно доставляют информацию. Например, планшет при входе в переговорную отображает расписание встреч и вакантное время, помогает бронировать помещение и показывает, есть ли на текущей встрече нужный вам коллега. А технология Digital Signage высылает индивидуальные уведомления людям рядом с экраном.

Другие средства автоматизации имеют более сложную логику. Например, компьютер может замечать, когда забронированная переговорная комната простаивает дольше 10 минут, и либо переспрашивать у организатора, придёт ли он, либо сразу открывать помещение для новых бронирований. Также распространены системы обратной связи, которые позволяют сообщить о проблеме в помещении, предупредить коллег об ограничениях и т. д.

Важное требование для гибридных офисов – лёгкость трансформации. Конфигурация помещений часто меняется, например, с помощью мобильных перегородок, и вместе с помещениями должны трансформироваться AV-системы. В идеале при трансформации большого конференц-зала в маленькие комнаты каждой из них должна доставаться часть микрофонной системы, часть экранов, часть камер большого зала, и вся эта техника должна перекоммутироваться под новые условия одним прикосновением к планшету.

Отсюда тренд на компактные решения. Вместо стационарных агрегатов со сложной коммуникацией владельцы и арендаторы офисов всё чаще отдают предпочтение модульным решениям с облачной логикой.

Залог эффективности цифровой экосистемы – тесное сотрудничество участников, их взаимодействие на всех этапах проекта. Это получается не всегда: главным источником проблем является недостаток согласованности в проекте.

Составить ТЗ на архитектурное и инженерное проектирование

Четыре условия для грамотного проектирования пространства:

1. Чёткое понимание бизнес-функций, ради которых заказчик ищет технологические решения.
2. Наличие квалифицированного специалиста на стороне заказчика для ведения и эксплуатации проекта.
3. Техническое задание на основе предварительного технического аудита помещения. Оно должно определить зоны ответственности, сроки работ, материалы, технологии и отсечь негодных подрядчиков на этапе тендера.
4. Командная работа дизайнеров, архитекторов, инженеров и специалистов по мультимедийному оборудованию.

Проектирование опирается на предпроектное исследование. Его можно проводить собственными силами или с помощью профессиональной инжиниринговой компании. По опросам KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT, 70% компаний не имеют чёткого представления о требованиях к размеру будущего офиса, количеству рабочих мест и оборудованию. Формирование требований – сложная профессиональная задача, для решения которой нужно проанализировать массу данных:

1. конструктивные особенности и инженерные возможности здания / помещения;
2. режимы работы, частоту собраний, график командировок и очной работы в разных подразделениях;
3. иерархическую структуру компании и пожелания руководителей подразделений;
4. бизнес-цели, перспективы будущего роста и изменений компании;
5. структуру кросс-функциональной коммуникации;
6. подход к организации потока посетителей и работы с ними;
7. данные стратегических интервью и обширных опросов персонала;
8. возможности по бюджету.

Эти особенности делают каждый проект уникальным. Копирование решений даже с ближайших конкурентов невозможно.

На основе собранных данных инженер-проектировщик разрабатывает концепцию будущего офиса и составляет техническое задание на архитектурное и инженерное проектирование, а потом и описание тендера на строительно-монтажные работы.

Проектирование отвечает на вопросы, сколько и каких рабочих мест нужно каждому подразделению, как их разместить. Специалисты делят офис на зоны рабочих станций и совместной работы, располагают на схеме каждое подразделение и каждую зону общего пользования, описывают технологическое наполнение каждой зоны; проектируют оптимальную конфигурацию инженерных систем: кондиционирования, климат-контроля, освещения, средств шумоподавления.

В результате становится понятно, сколько площади нужно для работы компании в новых условиях. Это позволяет сдать часть офиса в субаренду, прекратить аренду лишних помещений или выбрать более компактный новый офис. Экономия площади за счёт перестройки офиса – до 40%. Финансовая выгода в бизнес-центре класса B может достигать 125 тыс. руб. на каждый сэкономленный кв. м на горизонте 5 лет.

Избежать типичных ошибок

Анастасия Муханова, аккаунт-менеджер Ascreen, поделилась, как не допустить типичных проблем при оснащении офиса:

1. Корректно считать бюджет, закладывая риски и открыто проговаривая со сторонами возможные изменения в связи с ростом цен и дефицита.
2. Качественно проработать ТЗ, особенно зоны ответственности и критерии качества работы каждого.
3. Не пытаться объять необъятное. После согласования концепции не стоит добавлять требования.
4. Выбирать профессионалов, которые минимизируют известные риски и не создадут новых.
5. Каждое решение проводить через защиту. Это касается в том числе этапа выбора подрядчиков. Например, часто предложение, выигрывающее по стоимости, содержит в себе массу ошибок и не соответствует потребностям бизнеса. Понять, как мыслит подрядчик, можно на «защите» проекта. Полезно узнать, почему он выбрал именно это решение, посмотреть предлагаемое оборудование в шоуруме или сходить в офис, ранее оснащённый этим подрядчиком.

Исследование Logitech в ноябре 2021 года показало, что технические характеристики оборудования являются в два раза более популярным критерием выбора (86%), чем цена (44%).

Заложить сроки

Ошибки при планировании сроков опасны для успеха проекта. Чаще всего собственники и арендаторы не выделяют достаточно времени на раннее исследование, концептуальное планирование и проектирование. Между тем только на разработку концепции может уйти 2 месяца, а для реализации всего проекта нужно до года.

Многие вещи должны быть продуманы на раннем этапе. Например, требования к акустике офиса: как можно раньше нужна информация, какое подразделение может быть более шумным, а какое особенно нуждается в тишине.

Учесть поведение людей

Объём инвестиций в проект не зависит от класса бизнес-центра. Отдельные требования более высоких классов, например в области пожарной безопасности, могут нуждаться в более дорогих решениях.

Выгоды от переоснащения офиса в бизнес-центре класса А могут быть больше, чем в классе В, за счёт экономии площади при более высоких ставках аренды.

Типичная стоимость проекта «под ключ» от состояния голого бетона – 70 тыс. руб. за кв. м. В базовой комплектации, экономя на всём, можно получить стоимость 50 тыс. руб. Верхнего ограничения не существует, но цена за квадратный метр VIP-проектов достигает 160–250 тыс. руб.

Переоснащение офиса должно повысить производительность труда и имидж компании. Если подрядчик подберет неудачное оборудование или неправильно его скоммутирует, вложенные в него деньги окажутся потерянными, так как сотрудники не станут пользоваться неудобными девайсами.

Поэтому необходимо избегать ошибок, которые приводят к досадным проблемам – таким, как неустранимое эхо или камера, установленная слишком высоко: согласно исследованию Logitech и КРОК от мая 2021 года, одной из причин выключенной камеры становится нежелание сотрудников транслировать в конференцию свою лысину.

Что еще раздражает людей на онлайн-встречах:

1. Плохой звук – 46,1%
2. Посторонние люди и звуки на заднем плане – 29,9%
3. Низкое качество изображения собеседника – 25,7%
4. Собеседник за рулём / на улице / в пути – 17,0%
5. Выключенная камера / микрофон / безучастность – 16,8%
6. Собеседник одет по-домашнему или не причёсан – 16,2%

Главные причины выключенной камеры: 

1. Собеседник не включил камеру – 26%
2. Неподходящий фон – 18%
3. Настроение – 17%
4. Внешний вид – 14%
5. Скорость соединения 9%
6. Тема, состав и условия встречи 6%

Лишь 1% респондентов заявили, что не включают камеру из принципа. 

Ознакомиться с новой классификацией офисных центров

Инженеры начинают разработку концепции переоснащения офиса с анализа исходных данных здания: его класса, типа, технических характеристик. От инженерных систем в здании зависит, какие доработки понадобятся в рамках проекта.

На фоне массово меняющихся требований арендаторов Российская Гильдия Управляющих и Девелоперов опубликовала новую классификацию офисных центров. Она помогает собственникам и девелоперам внести в проект актуальные параметры для конструкций и инженерных систем и тем самым укрепить свою конкурентоспособность и сократить срок окупаемости.

В новой классификации больше нет требований к классу С: к нему относят всё, что не подходит под А, В+ и В.

Классификация учитывает 7 критериев:

1. Электроснабжение. 2 независимых источника питания и 100% резервирование – для класса А.
2. Вентиляция и кондиционирование. Приточно-вытяжная вентиляция 60м3/час на сотрудника из расчёта 6 кв. м площади на человека во всех качественных офисах. Требуемая расчётная мощность кондиционеров по холоду – 1кВт на 15 кв. м сдаваемой площади.
3. Высота потолков. Потолок от 3,3 м от перекрытия до перекрытия без учёта обязательного фальшпола – для класса А.
4. Планировка. Шаг колонн не менее 6х6, нагрузка на перекрытия от 400 кг и открытая планировка, где можно организовать и open space и коридорно-кабинетную систему, – для класса А.
5. Транспортная доступность. Пешая доступность не более 15 минут от ближайшей остановки общественного транспорта, а также удобный подъезд для всех классов качественной офисной недвижимости. Класс А может быть присуждён и бизнес-центру на периферии, если он находится вблизи транспортной артерии.
6. Парковка. Наличие парковки, в том числе охраняемой гостевой парковки, для всех классов качественной офисной недвижимости. В центре города класс А могут присудить без парковки.

Классификация не делит офисные центры по критерию наличия места в кабельной канализации и других условий AV-оснащения офиса; арендаторам и интеграторам стоит наводить об этом справки самостоятельно.

В 2025 году требования к офисным центрам класса А дополнятся критериями экологической эффективности. Девелоперам стоит уже сейчас позаботиться о сертификации будущих объектов по LEED, BREEAM, а также о соответствии стандарту Green Zoom.

«Зелёные» сертификаты выдаются как целым бизнес-центрам, так и отдельным офисам. Они могут включать в себя параметры, связанные с возможностями развития IT- и AV-инфраструктуры в офисах.

Создавать проекты built-to-suit

Большинство девелоперов не предусматривает в строительных проектах оснащение офисного центра AV-технологиями, технологиями «умного» дома и даже шумоподавления. Часто это приводит к тому, что оказывается поздно прокладывать дополнительные кабель-каналы, выделять дополнительные мощности и тем более переносить инженерные коммуникации.

Поэтому создание трансформируемой комфортной акустической среды – важнейшая задача. Накоплен богатый опыт по её решению. И то, что девелоперы и проектировщики об этом не знают, приводит к отставанию российского офисного девелопмента от мирового тренда.

При оснащении офиса в готовом бизнес-центре системный интегратор воспринимает конструктивные особенности и инженерные возможности объекта как данность и отталкивается от них. Но проекты built-to-suit позволяют заранее предусмотреть будущие потребности в оснащении цифровым оборудованием и заложить в проект именно те параметры помещений, инженерных систем, канализаций и распределения мощностей, которые нужны для оптимальной работы цифровой экосистемы.

Во-первых, многие бизнес-центры наполовину законтрактованы задолго до сдачи, и девелопер может собрать потребности с арендаторов. Во-вторых, общие тренды развития цифровой экосистемы офиса известны, и девелопер может ориентироваться на них. В-третьих, стоит закладывать в проект максимальную гибкость. Будущие арендаторы оценят возможность по-разному расположить кухню, санузел, переговорную, входную группу и т. д. Выбор бизнес-центра отчасти зависит от этого.

Привлечь AV-интегратора на старте проекта

AV-технологии и другие высокотехнологичные решения часто выпадают из внимания девелоперов и проектировщиков офисных зданий, особенно на ранних этапах проектирования. Это не способствует конкурентоспособности офисных центров и в перспективе может привести к понижению класса.

Как девелоперы могут повысить привлекательность своих новых объектов, позаботившись об удобстве технологического оснащения будущих офисов?

Участники обсуждения сошлись на том, что залогом успеха является командная работа и раннее планирование будущих технологических возможностей. Для большинства девелоперов очевидный способ учесть технологические потребностей будущих арендаторов – привлечь профессионального AV-интегратора на старте концептуального планирования будущего офис-центра. На этом этапе можно проработать все конструктивные и инженерные нюансы объекта, которые впоследствии снизят издержки арендаторов на оснащение офиса. А значит, арендаторы будут готовы платить премию за продуманные технические условия.

Состав участников митапа:

●       Эвелина Ишметова, Директор по развитию и консалтингу KEY CAPITAL

●       Руслан Кубрава, Генеральный директор KUBRAVA PROJECT MANAGEMENT

●       Иван Починщиков, Сопредседатель комитета по офисной недвижимости РГУД, Управляющий партнёр IPG Estate

●       Денис Шураков и Гелла Кутенкова, Бренд-менеджеры Хай-Тек Медиа

●       Анастасия Муханова, Аккаунт-менеджер Ascreen

●       Реваз Хетагури, Менеджер по работе с партнерами Logitech