Технические решения для современного офиса на мультимедиа оборудовании

На конференции Unified Communications (объединенные бизнес коммуникации), проводимой в рамках выставки InfoComm в июне 2015 года, докладчики - интеграторы и производители аудиовизуального оборудования задачи вопрос в заказчикам, присутствующим в аудитории о том, насколько часто и в каком объеме сотрудники их компаний используют в работе поставленное в их офисах оборудование. Ответ ошеломил присутствующих. Практически все из присутствующих заказчиков признались, что пользуются закупленным оборудованием менее чем на 50% не только по функционалу, но и в принципе - большую часть оборудования включали только один раз при приемке проекта у интегратора и с тех пор оно пылиться без дела.

Такое положение дел - не использование закупленного оборудования в работе - имеет серьезные негативные последствия для бизнеса интеграторов, производителей и все аудиовизуальной индустрии в целом. Бизнес умеет считать деньги и второй раз уже вряд ли будет щедро выделять бюджет на закупки технологических новинок. Об обновлении оборудования не стоит даже упоминать. Виден явный разрыв между профессиональными участниками рынка - производителями и интеграторами - и потребностями заказчиков и непосредственно пользователей решений.

Поэтому прежде всего стоит обратить внимание на то как меняются потребности современных заказчиков, в данном случае в сфере офисных центров. Какую пользу и как можно извлекать из тредов отрасли компаниям обеспечивающим технологиями данный рынок - системным интеграторам, дистрибьюторам и производителям? Где те точки роста на которые необходимо обратить внимание чтобы привлекать заказчиков?

Мой целью как руководителя направления интеграционных решений всегда было найти и собрать такой комплект оборудования, который максимально удовлетворял потребность заказчиков и предугадывал ее, включал наиболее инновационные продукты и облегчит вашу работу как интеграторов. Анализ продаж компании также показывает, что продажи отдельных продуктов стали снижаться и возникла потребность в дополнительных сервисах таких как обучение, техническая поддержка работы с проектами, защита проектов и авторов проектов.

В связи с развитием технологий и подходов в управлении организациями, связанным с последними исследованиями в психологии принятия решений и мотивации, компании во всем мире проходят через преобразования. Хотя на первый взгляд они имеют отношение только к HR (управлению персоналом и изменению в бизнес-процессах), для понимания реальных потребностей заказчиков в офисных технологиях и оборудовании необъяснимо отслеживать тенденции изменений в менеджменте и бизнес-процессах, так как именно под эти задачи требуются новые технологические решения. Как верно и обратное - технологии позволяют по новому взглянуть на бизнес-процессы и призваны повысить производительность.

Изменения, которые уже сейчас происходят в работе офисов, касаются его основных областей - систему принятия решений, бизнес-процессы и взаимодействие сотрудников внутри компании, взаимодействие с внешними контрагентами, поставщиками, клиентами и подрядчиками. Разберем подробнее 2 основных аспекта бизнеса:

• Процесс принятия решений. От принятия решений единолично руководителем (строгая иерархическая структура) наблюдается переход к коллегиальному решению, предоставление большей свободы в принятии решений линейным руководителям и экспертам-исполнителям. Это изменение предполагает увеличение числа таких форматов собраний, как мозговые штурмы, совместное обсуждение, совместная работа и общий вклад в результат. А изменение в формате офисных встреч напрямую влияет на потребность в технологиях и решениях для переговорных комнат.

• Процессы взаимодействия и бизнес коммуникаций. Развитие функционала мобильных устройств и интернет связи постепенно ведет к “откреплению” сотрудников от места в офисе. От строго закрепленного стационарного места в офисе заказчики переходят к созданию мобильных рабочих мест с использованием ноутбука и смартфона, которые часто являются собственностью сотрудника, а не компании. Это изменение в работе ведет к изменению в потребности в технологических решениях - спрос на системы контроля прихода и ухода сотрудников в офис будет снижаться, в то время как решения, позволяющие постоянно быть на связи с сотрудниками, а также решения, позволяющие использоваться в работе личные устройства (BYOD) будет нарастать.

В России примерами изменений бизнес-процессов и применяемых технологических решений являются офисы компании Яндекс, Офис компании Kaspersky Lab, Офис Банк “Открытие”. 

Наблюдая за изменением потребностей заказчиков можно говорить о замкнутом круге взаимодополняющего развития, когда появление новых технологий ведет к появлению нового поколения сотрудников, которое в свою очередь приводит к росту конкуренции и дает импульс для дальнейшего развития технологий. Уже сейчас без грамотной стратегии по развитию аудиовизуальных технологий формирование полноценной стратегии развития бизнеса становится невозможным.

Уже очевидными направлениями развития технологий для бизнеса становится:

• развитие видеоконференцсвязи, которая уже стала стандартом для крупного бизнеса и завоевывает средний сегмент;
• использование в работе личных устройств сотрудников - технология, получившая название Bring Your Own Device (BYOD), рынок который по оценкам различных экспертов составит $181 млрд к 2017 году;
• использование приложений, работающих в облаках (удаленных серверах), в бизнесе и работе офисов в частности к 2018 году превысит 50%.

Развитие вышеперечисленных технологий ведет к увеличению количества устройств для работы. Эксперты прогнозируют увеличение используемых в офисе устройств в 6 раз к 2020 году. Также очевидно, что давно прогнозируемое слияние аудиовизуальных и информационных технологий уже произошло. В прочем формат слияния выглядит больше как поглощение ИТ технологиями аудиовизуальных. Однако точно можно сказать, что пока не разработан цифровой интерфейс коммуникации человека и машины аудиовизуальные технологии будут существовать и развиваться в том числе для задач бизнеса.

Облачные решения для бизнеса

Проведенный во время вебинара опрос слушателей показал, что 60% продолжают использовать облака для обмена файлами и 40% - для хранения файлов, фотографий и видео. Однако невозможно не заметить 38% слушателей, которые уже используют облачные приложения для совместной работы. Более того, к ним можно добавить 15% слушателей, которые используют облачные приложения для работы, такие как ERP или CRM системы. И значит тенденция на лицо.

Активному использованию облачных решений для работы способствуют явные преимущества таких решений. Во-первых, это доступность хранящейся в облаке информации из любой точки мира, где есть доступ в Интернет. Значит уже нет необходимость быть привязанным к рабочему месту в офисе уже только по этой причине. Далее, работа в облаке позволяет работать в привычной среде офисных программ, работать совместно над документами, внося изменения в режиме реального времени 0 то есть непосредственно во время общения - и сохранять эти изменения. Дополнительным преимуществам работы с документами в облаке является контроль за выполнением задачи - любой из участников и в первую очередь руководитель может в любой момент времени видеть прогресс работы над документов как во время встречи, так и в любое другое удобное время.

В зависимости от типа и масштаба бизнеса заказчика есть различные облачные решения. Так для крупных корпоративных заказчиков, банков и государственных органов, где безопасность данных выходит на передний план, имеет смысл разворачивать облачные решения на базе собственного “облака”. Это дорогостоящее решение позволяет использовать преимущества работы в облаке при соблюдении всех норм безопасности данных. Для среднего и малого бизнеса на рынке уже появляются предложения по аренде облачного хранилища, где можно разворачивать облачные приложения, оплачивая их по системе SaaS.

ВКС - видео делового общения

Развитие видеоконференцсвязи для бизнеса имеет критическое значение особенно в виду тенденции развития удаленных форматов работы. Связано это с тем, как мы воспринимаем информацию. Согласно исследованиям в области психологии восприятия 90% информации о собеседнике, а значит и оснований для принятия нами решений, мы воспринимаем невербально. Это значит, что успех в переговорах, совещаниях, презентации проекта на 90% зависит от того, что мы показываем и что видят участники. Вторым по важности фактором успеха является звук.

Грамотно настроенная система видеоконференцсвязи позволяет участникам устанавливать визуальный контакт максимально приближенный к эффекту присутствия. Установка камеры на уровне глаз участников подразумевает понимание рассадки в переговорной комнате. Освещение в комнате для видеоконференций должно быть достаточно ярким и равномерным, чтобы изображение было максимально естественным и видимым.

В системах видеоконференцсвязи важны не только камеры, но и средства отображения - они должны быть достаточно большими, чтобы собеседники могли видеть друг друга как минимум до пояса, чтобы были видны жесты и мимика всех участников.

Звуковое оборудование и система звукоусиления - системы, необходимость в которых не очевидна для небольших переговорных на первый взгляд - являются вторым по важности  фактором успеха переговоров и подключения удаленных участников. В инсталляции необходимо предусмотреть изолирование помещения от посторонних шумов, регулирование громкости, настроить систему так, чтобы не создавалась обратная акустическая связь, отсутствовало эхо.

Технологии совместной работы

Собрания, совещания, мозговые штурмы, переговоры - это неотъемлемая часть работы офиса. От эффективности совместной работы во время совместных встреч напрямую зависит эффективность вашего бизнеса и бизнеса вашего заказчика.

Причины возникновения технологии лежат в потребности заказчиков проводить эффективные совещания, которые должны вовлекать участников в обсуждение; позволять всем участникам совещаний вносить свои корректировки в рабочий документ, который становится итоговым цифровым результатам совещания; любой из участников должен иметь возможность выводить свой контент на совместный экран для последующего обсуждения; вывод на совместный экран сразу нескольких материалов от разных участников для сравнений и обсуждений; должна вестись история изменений; необходимо иметь возможность быстрого обмена данными между участниками и последнее, но не менее важное, должна быть предусмотрена возможность администрирования совещания и выводимого на общий экран контента.

Таким образом появилась технологий “принеси свое устройство” - BYOD. Для реалий бизнеса было бы более правильным назвать ее по-русски “используй свое личное устройство в работе”. Использование в работе BOYD устройств дало новую жизнь интерактивным технологиям, которые из широкого распространения в образовательной сфере начинают вс шире применяться в офисной работе для совщаний.

Применение интерактивных панелей в работе офиса позволяет полноценно проводить совещания и моментально фиксировать результат. Именно интерактивные панели становятся тем физическим пространством для совместной работы над документами, позволяя участникам моментально вносить корректировки в документ, заменяя клипборды и другие доски и бумажные носители.

Решение для современной переговорной комнаты

Итак, что входит в состав оборудования современной переговорной комнаты.

Помимо мебели и комфортного дизайна самого помещения, необходимо предусмотреть

Интерактивную панель от с диагональю 50” как для вывода потока видеоконференцсвязи, так и для совместной работы над документами. Интерактивные панели заменяют собой традиционные проектор и экран, которые ранее использовались для проведения презентаций.

Систему видеоконференцсвязи, состоящую из камеры, кода или программного обеспечения - облачное решение ВКС. Важно, чтобы камера для видеоконференц системы имела широкий угол, чтобы были видны все участники совещания. Обычные web-камеры не подходят для переговорных комнат именно по этой причине.

Система звукоусиления - микрофоны или спикерфоны, акустические системы и собственно непосредственно усилители звука. В силуспцифики помещения переговорных комнат и удаленной связи к системе звукоусиления также относятся устройства обработки звука, позволяющие избежать обратной акустической связи.

Мы рассмотрели пример комплекта оборудования для переговорной комнаты на 6-8 человек, состоящую из 55” интерактивной панели Triumph LED55LCD, устройства для совместной работы Extron ShareLink, комплекта камеры и кодека видеоконференцсвязи SONY PCS-XC1/9B, и решение для записи и трансляции видео от Extron. Стоимость такого комплекта для заказчика составит примерно 1,5 млн руб.

Конечно, это не единственный вариант комплекта для переговорной комнаты. Решений для современного офиса насчитываются десятки и из них можно сконфигурировать сотни вариантов комплектов под любые потребности и бюджеты. Экспертиза системного интегратора в этом вопросе становится критически важной для выбора технологии и оборудования, его инсталляции и обучения сотрудников пользованию современными техническими решениями, повышающими производительность как отдельных сотрудников, так и бизнеса в целом.